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某公司财务管理制度之“总公司费用报销管理规定”

一、总则

为了加强总公司费用报销管理，规范费用报销流程，合理控制公司费用支出，根据国家相关法律法规和公司实际情况，特制定本规定。本规定适用于总公司各部门及全体员工的费用报销管理。

二、费用报销的内容与标准

（一）差旅费

1.定义：差旅费是指员工因工作需要到常驻地以外地区出差所发生的交通费、住宿费、伙食补助费和市内交通费等费用。

2.交通费标准

飞机：员工出差乘坐飞机需经公司总经理批准。一般员工可乘坐经济舱，特殊情况需乘坐商务舱及以上的，需提前向总经理申请并说明理由。

火车：可乘坐高铁/动车二等座、普通列车硬卧及以下。如行程超过8小时且在晚8点至次日晨7点之间乘车，可乘坐软卧。

其他交通工具：轮船可乘坐三等舱；长途客车（不含旅游专线）实报实销。

市内交通费按出差自然（日历）天数计算，每人每天市内交通补助标准为[X]元，不再报销市内打车费用。如特殊情况需要打车，需说明原因并经部门负责人批准。

3.住宿费标准

住宿费按照出差地区不同，分为一类地区、二类地区和三类地区，具体标准如下：

一类地区（如北京、上海、广州、深圳等）：单人住宿标准为每人每天不超过[X]元，双人及以上合住标准为每人每天不超过[X]元。

二类地区（省会城市及经济发达城市）：单人住宿标准为每人每天不超过[X]元，双人及以上合住标准为每人每天不超过[X]元。

三类地区（其他城市）：单人住宿标准为每人每天不超过[X]元，双人及以上合住标准为每人每天不超过[X]元。

员工应选择安全、经济、便捷的住宿场所，如实际住宿费超过标准，需经总经理批准后方可报销。

4.伙食补助费标准

伙食补助费按出差自然（日历）天数实行定额包干，标准为每人每天[X]元，不再报销餐费发票。如公司已安排用餐或对方单位提供餐饮的，应相应扣除当天的伙食补助费。

（二）业务招待费

1.定义：业务招待费是指公司为了开展业务活动、维护客户关系等需要而发生的招待客户的费用，包括餐饮费、礼品费等。

2.审批权限

单次业务招待费用在[X]元以下的，由部门负责人批准；单次业务招待费用在[X]元以上（含[X]元）的，需报公司总经理批准。

3.报销标准

业务招待费应遵循“必要、合理、节约”的原则，严格控制费用支出。招待标准应根据业务需要和对方人员级别合理确定。一般情况下，招待客户用餐标准为每人每次不超过[X]元；特殊情况需提高标准的，需提前经总经理批准。

礼品费应符合国家相关规定和公司廉洁自律要求，严禁赠送贵重礼品。礼品费每次报销金额不得超过[X]元，如因特殊业务需要超过该标准的，需经总经理特批。

业务招待费用报销时，需提供完整的发票，注明招待时间、地点、招待对象、招待事由等信息。

（三）办公用品费

1.定义：办公用品费是指公司为满足日常办公需要而购置的各类办公用品的费用，包括纸张、笔、墨盒、文件夹等。

2.采购流程

各部门应每月定期向行政部门提交办公用品需求计划，行政部门根据需求计划进行统一采购。特殊情况下，部门急需的办公用品可由部门自行采购，但需提前向行政部门报备。

3.报销标准

办公用品采购应遵循“质优价廉”的原则，选择正规供应商。报销时需提供采购发票和明细清单，清单应注明办公用品的名称、规格、数量、单价等信息。办公用品费用应合理控制，不得随意采购不必要的物品。

（四）通讯费

1.定义：通讯费是指公司员工因工作需要发生的手机话费、固定电话费等费用。

2.报销标准

公司根据员工岗位和工作需要，设定不同的通讯费报销标准：

高层管理人员：每月通讯费报销标准为[X]元。

部门负责人：每月通讯费报销标准为[X]元。

其他员工：每月通讯费报销标准为[X]元。

员工通讯费报销实行凭发票限额报销制度，超过标准部分由员工自行承担。如员工当月通讯费用未达到报销标准，按实际发生金额报销。

（五）车辆费用

1.定义：车辆费用是指公司自有车辆在使用过程中发生的加油费、过路费、停车费、保养费、保险费等费用，以及员工因工作需要使用私车所产生的费用补贴。

2.自有车辆费用管理

车辆加油实行油卡管理制度，行政部门统一办理油卡并充值。驾驶员应在每次加油后记录加油时间、加油量、加油金额等信息。加油费报销时需提供加油发票和加油记录。

过路费、停车费报销时需提供相应的发票，注明行驶路线和用途。

车辆保养费、保险费由行政部门统一安排和结算，报销时需提供保养合同、保险合同及发票等相关资料。

3.私车公用补贴

员工因工作需要使用私车外出办公的，应填写《私车公用申请单》，经部门负责人批准后，方可使用。

私车公用补贴标准根据车辆排量和行驶里程计算，具体标准如下：

[排量1.6及以下]：每公里补贴[X]元。

[排量1.6以上]：每公里补贴[X]元。

补贴计算以实际行驶里程为准，