高职院校档案信息化理探析.pdfVIP

现代商贸工业 No．09，2Ol2 ModernBusinessTradeIndustry 2012年第 9期 高职院校档案信息化管理探析 孙秀芳 (吉林交通职业技术学院，吉林 长春 130012) 摘 要：在 当今社会，通信技术和计算机技术正以惊人的速度在发展，影响着社会发展的各个领域，使高职高专档案传 统的管理方式面临着严峻的考验 ，高职高专档案的信息化管理显得尤为重要，对高职高专档案信 息化管理的重要性、紧迫 性、必要性和存在的问题，以及解决对策进行了阐述。 关键词：高职高专；档案；信息化；对策 中图分类号：F49 文献标识码 ：A 文章编号：1672—3198(2012)09—0167—01 在信息科学飞速发展的21世纪 ，高职高专档案管理信 2 高职高专档案管理存在主要的问题 息化是本世纪发展的必然结果。高职高专档案信息化建设 2．1 思想认识不到位 对于高职高专档案管理的改善 ，高职高专档案信息化进程 由于传统观念就导致了人们对高职高专档案的作用功 的加快，使高职高专档案在社会发展 中得到充分的利用具 能在认识上还存在一定的误区从而影响着人们的思想对将 有重要意义 。 其作为一种社会资源开发利用认识不够，认为高职高专档 1 高职高专档案信息化管理的紧迫性、重要性和必 案是领导和高职高专部 门调资、提干、晋升等方面 的凭证 ， 要性 所以导致现代化信息技术运用得不到应用和重视高职高专 1．1 重要性 档案在工作中受到很大制约。 2．2 档案分类效率低 、不准确 高职高专档案的管理是近十来年的事情 。作为一种新 由于受到人力、物力、财力以及各种 旧观念 的制约，传 的载体形式，高职高专档案还不被人们重视 ，档案管理者对 统档案管理主要工作手段是依靠手工操作来进行高职高专 其的认识和理解还很不够。现实存在的状况是：文件形成 档案管理主要提供纸质档案信息，一方面在建立档案检索 和管理的程序不健全，管理形式不统一，相关的法规、制度 、 工具时，耗时耗力地进行人工操作，另一方面在利用时，仍 标准不配套，给高职高专档案的管理带来了许多困惑。“高 然要通过人工找寻和人工操作对档案原件进行调阅，档案 职高专档案管理是档案现代化的基础。高职高专档案将成 的查全、查准率很低而且劳动量大，手续繁琐，效率不高。 为今后人类的主要记忆工具”。因此，重视和加强对高职高 根据中组部 1990年修订的 《干部档案工作条例》，对干 专档案的管理 ，不断探讨和完善对高职高专档案管理的方 部档案进行了10类划分，但一些地方或单位没有按 《条例》 法 ，对有效地管理和利用电子档案具有积极的意义。但是， 中所规定的内容予以分类，致使档案整理和利用极为不便。 目前对高职高专档案的管理相对滞后，世界上尚无成熟 的 2．3 软硬件配套滞后和人员配备不足 技术。我们 目前能够做的，就是利用现有 的技术条件和管