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2026年建筑装饰公司供应链协同平台管理制度

第一章总则

第一条目的与依据

为规范公司供应链协同平台（以下简称“协同平台”）的运营管理，提升建筑装饰项目供应链上下游（供应商、物流商、项目部门等）的协同效率，保障平台数据安全、操作合规及合作顺畅，依据《中华人民共和国网络安全法》《数据安全法》《电子商务法》等法律法规，结合公司装饰项目供应链管理（材料采购、订单跟踪、物流调度、款项结算等）实际需求，制定本制度。

第二条适用范围

本制度适用于公司协同平台的所有用户，包括公司内部用户（采购管理部门、项目管理部门、财务部门、质量管控部门相关人员）及外部用户（合作供应商、物流服务商、第三方检测机构等）；涵盖平台账号管理、数据录入、订单协同、物流跟踪、质量反馈、款项结算、安全维护等全流程操作，所有用户在使用协同平台时均需遵守本制度。

第三条核心原则

协同平台管理遵循“统一管理、权责明确、数据真实、安全保密、高效协同”原则。平台账号与操作权限实行统一分配与管控，明确各用户的操作职责；要求所有用户录入的数据真实、准确、完整，严禁伪造或篡改；建立数据安全防护机制，保护公司与合作方的商业信息；通过规范流程减少协同环节冗余，提升供应链响应速度。

第二章平台管理职责分工

第四条平台管理部门职责

公司采购管理部门为协同平台的归口管理部门，负责平台日常运营：制定平台操作细则与更新计划，协调技术服务商（如平台开发公司）处理系统故障；审核外部用户（供应商、物流商）的入驻申请，分配账号与操作权限；监督内部用户的平台使用情况，定期开展操作培训；收集用户对平台的意见建议，推动平台功能优化（如新增订单预警模块、优化结算流程）。

第五条相关部门职责

项目管理部门负责通过平台提交项目材料需求单，跟踪订单进度，反馈材料验收情况（如是否符合质量要求、是否按时到货）；财务部门负责通过平台审核供应商结算申请，处理付款流程，同步更新付款状态；质量管控部门负责在平台上传材料质量检测报告，标记不合格材料信息，跟踪整改情况；技术服务部门（或外聘技术服务商）负责平台技术维护，保障系统稳定运行，处理数据备份、漏洞修复、功能升级等技术问题。

第六条外部用户职责

合作供应商需通过平台接收采购订单，确认订单信息（材料名称、规格、数量、交货时间），上传发货凭证（物流单号、装箱单），提交结算申请并附相关票据（发票、送货单）；物流服务商需在平台更新运输进度（如已发货、在途、已送达），上传运输过程中的异常情况（如延迟、损坏）；第三方检测机构需在平台提交材料检测报告，确保报告数据真实、结论明确。

第三章平台用户与账号管理

第七条用户注册与入驻

内部用户由所在部门统一申请，填写《协同平台内部用户申请表》，注明姓名、岗位、所需操作权限（如订单查看、需求提交、结算审核），经部门负责人签字后提交采购管理部门，采购管理部门审核通过后创建账号并分配权限，账号初始密码由用户自行修改并定期更新（每3个月至少1次）。外部用户（供应商、物流商）需提交《协同平台外部用户入驻申请表》，附营业执照、资质证书（如供应商需提供材料生产许可证，物流商需提供道路运输经营许可证），采购管理部门联合相关部门（如质量管控部门审核供应商资质）审核，审核通过后开通账号，明确操作范围（如仅可处理本公司相关订单）。

第八条权限分配原则

权限分配遵循“最小必要”原则：内部用户仅分配与岗位职责相关的权限（如项目人员仅可提交需求、查看对应项目订单，不可操作结算）；外部用户仅分配完成合作所需的权限（如供应商仅可查看自身订单、提交结算申请，不可查看其他供应商信息）。特殊权限（如数据导出、账号管理）需经采购管理部门负责人审批，仅限少数管理人员拥有；权限调整需提交《协同平台权限调整申请表》，经原审批部门审核后执行，调整记录留存备查。

第九条账号使用规范

用户需妥善保管账号，严禁转借他人或共用账号；登录账号后需及时锁定屏幕（离开工位时），防止他人非法操作；发现账号被盗用或异常登录（如异地登录、陌生操作记录），需立即修改密码并向采购管理部门报告；用户离职或外部合作终止时，内部用户由所在部门提交《协同平台账号注销申请》，外部用户由采购管理部门主动注销账号，确保账号及时停用，避免信息泄露。

第四章平台核心流程操作规范

第十条材料需求与订单协同流程

项目管理部门根据项目进度，在协同平台提交《材料需求单》，注明材料名称、规格、数量、交货时间、项目地址，需求单经部门负责人审核后推送至采购管理部门；采购管理部门确认需求后生成采购订单，在平台发送至对应供应商，供应商需在24小时内登录平台确认订单，若对订单信息有异议（如规格不符、交货时间无法满足），需在平台提交异议说明，双方协商调整；订单确认后，供应商按约定时间备货，发货前在平台上传发货凭