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2026年金属制品公司智能会议室预约调度管理制度

第一章总则

第一条目的与依据

为规范智能会议室预约调度管理，提高会议室使用效率，保障会议顺利开展，合理分配资源，依据《中华人民共和国节约能源法》及公司行政管理制度、信息化管理制度，结合金属制品行业涉及生产会议、客户洽谈、技术研讨等高频会议需求的业务特点，制定本制度。

第二条适用范围

本制度适用于公司所有智能会议室的预约、使用、调度、运维全流程管理，包括配备智能设备（如高清投影仪、视频会议系统、智能门禁、环境控制系统）的各类会议室。参与会议室预约、使用、管理的各部门及全体员工，均适用本制度；外部合作单位使用公司智能会议室，需按本制度规定办理申请手续。

第三条基本原则

遵循先来先得原则，预约申请按提交时间顺序处理，同等条件下优先保障重要会议（如客户洽谈、战略研讨）需求；遵循资源高效原则，合理控制会议时长，避免会议室长时间闲置或过度占用，单次会议时长一般不超过4小时，特殊情况需审批；遵循规范使用原则，使用人需按操作规范使用智能设备，爱护设施，保持环境整洁；遵循应急调度原则，遇紧急会议需求，可按规定启动调度流程，调整已预约会议室使用安排。

第四条管理目标

实现预约规范目标，会议室预约申请合规率100%，无未经预约占用情况；实现使用高效目标，会议室日均使用率控制在60%-80%，闲置率不超过20%，会议设备故障影响率低于5%；实现运维及时目标，设备故障报修响应时间≤1小时，一般故障修复时间≤4小时，重大故障修复时间≤24小时；实现安全有序目标，年度因会议室使用引发的设备损坏、安全事故发生率为0，会议信息泄露投诉率为0。

第二章组织架构与职责分工

第五条组织架构设置

成立智能会议室管理领导小组，由公司分管行政的副总经理任组长，行政部门负责人任副组长，成员包括信息技术部门负责人、各部门行政联络员。领导小组每季度召开管理会议，审批会议室新增/改造计划、年度运维预算，解决预约调度重大问题。设立会议室管理执行小组，由行政部门会议管理员任组长，信息技术部门设备运维专员任副组长，负责日常预约审核、调度协调、设备运维，每月提交管理工作报告。

第六条部门职责

行政部门是会议室管理的牵头部门，负责制定会议室使用细则，明确分类标准、预约流程；搭建智能预约系统（如线上预约平台、移动端小程序），维护预约信息；审核预约申请，协调会议室调度；检查会议室使用情况，督促使用人规范操作、保持整洁；统计会议室使用数据，每月分析使用率与闲置情况。信息技术部门负责智能设备运维，定期检查投影仪、视频会议系统、智能门禁等设备运行状态；处理设备故障报修，提供技术支持；培训员工使用智能设备，编写《设备操作手册》；更新设备固件，保障系统兼容性与安全性。各业务部门（生产、销售、技术等）负责本部门会议需求梳理，按流程提交预约申请；对申请事项的真实性、必要性负责；督促本部门员工规范使用会议室及设备，会议结束后清理现场；配合执行小组检查，反馈使用问题与改进建议。

第七条岗位工作职责

管理领导小组组长审批会议室新增/改造计划、运维预算，决策重大调度事项；副组长组织制定管理细则，监督执行小组工作，审核管理工作报告。执行小组组长审核重要会议预约申请，协调紧急会议调度；组织设备定期检查，跟踪故障修复进度；每月汇总使用数据，编写管理工作报告。行政会议管理员负责日常预约审核，在1个工作日内处理预约申请，符合要求的确认预约，不符合的说明原因退回；维护预约系统信息，及时更新会议室使用状态（如占用、空闲、故障）；每日检查会议室卫生、设备状态，记录《每日使用检查记录》；统计使用数据，分析使用率、闲置率，提出优化建议。信息技术设备运维专员负责设备定期巡检，每周检查1次所有会议室设备，记录运行情况；接收故障报修，1小时内响应，及时排查故障原因；维修或更换故障设备，无法修复的联系外部服务商；编写《设备操作手册》，每季度开展1次设备使用培训。部门行政联络员负责收集本部门会议需求，协助员工提交预约申请；提醒参会人员规范使用会议室，会议结束后整理现场；每月向执行小组反馈本部门使用情况，提出改进建议；配合执行小组开展检查与培训。

第三章会议室分类与预约流程

第八条会议室分类与使用范围

会议室按功能与规模分为三类。一类会议室（大型智能会议室）：面积≥50平方米，可容纳30人以上，配备高清视频会议系统、多屏显示设备、同声传译设备，主要用于客户洽谈、大型会议（如年度总结会、战略研讨会）、外部合作会议；使用需提前2个工作日申请，单次使用时长一般不超过6小时。二类会议室（中型智能会议室）：面积20-50平方米，可容纳10-30人，配备投影仪、单屏显示设备、基础视频会议功能，主要用于部门例会、技术研讨、内