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2026年跨境营销策划公司费用报销标准与审批制度

1.总则

1.1制定目的

为规范公司费用报销管理，明确报销标准与审批流程，保障费用支出真实、合规、合理，提升资金使用效率，防范报销风险，依据《中华人民共和国会计法》《企业财务通则》等国家相关法律法规，结合跨境营销策划业务的行业特点及公司实际经营情况，特制定本制度。

1.2适用范围

本制度适用于公司全体员工在开展境内外营销策划业务及日常运营过程中发生的各类费用报销工作，涵盖差旅费、业务招待费、办公费、跨境营销业务费、物流费、税费等所有报销类型。公司下属各业务单元、分支机构的费用报销管理工作，统一遵循本制度执行。

1.3核心原则

1.3.1合法合规原则：严格遵循国家财经法律法规及公司财务制度，报销凭证真实有效、流程合规，严禁虚报、冒领、套取费用。

1.3.2真实必要原则：费用支出需与公司经营业务直接相关，确保真实发生、确有必要，避免无意义支出与浪费。

1.3.3标准管控原则：严格按照本制度规定的报销标准执行，超标准支出需按规定履行专项审批手续，否则不予报销。

1.3.4及时高效原则：员工需在费用发生后规定时限内提交报销申请，各审核审批环节高效推进，确保报销工作及时办结。

1.3.5跨境适配原则：结合跨境营销业务特点，针对境外费用报销制定专项规范，兼顾境外业务实际需求与合规管控要求。

2.核心定义与职责分工

2.1核心定义

费用报销：指员工在开展公司业务过程中预先垫付或由公司统一支付后，凭合法有效凭证按规定流程申请核销费用的行为。报销凭证：指能够证明费用真实发生的合法凭证，包括境内外发票、收据、结算单、行程单、合同协议等。境内费用：指在国内开展业务过程中发生的各类费用支出。境外费用：指在境外开展跨境营销业务过程中发生的各类费用支出，包括境外差旅费、境外业务招待费、境外媒体投放费等。专项费用：指金额较大、涉及特殊业务场景的费用，如大额跨境营销项目服务费、专项采购相关费用等。

2.2财务部门职责

财务部门作为费用报销管理的牵头部门，核心职责包括：

（1）制定并完善费用报销标准、流程及管控细则，明确报销凭证要求、审批权限及时限要求。

（2）负责报销凭证的审核工作，核查凭证的真实性、合法性、完整性，核对费用金额与报销标准的一致性。

（3）跟踪报销审批进度，协调解决审核过程中出现的问题，对符合要求的报销申请及时办理支付手续。

（4）负责境外费用报销的专项审核，包括外汇结算凭证核查、境外凭证合规性确认、汇率折算准确性审核等。

（5）定期对费用报销情况进行统计分析，梳理报销管理中的问题，提出优化建议，强化费用管控。

（6）负责报销相关财务档案的整理、归档与保管工作。

2.3业务部门职责

各业务部门是费用支出的责任主体，核心职责包括：

（1）监督本部门员工费用支出的真实性与合理性，确保费用支出符合业务需求及公司制度要求。

（2）负责本部门员工报销申请的初步审核，核查报销事由的真实性、报销凭证的完整性，确认费用与业务的关联性。

（3）及时推送本部门报销申请至审核审批环节，跟踪报销进度，协助员工解决报销过程中出现的问题。

（4）配合财务部门开展费用分析与管控工作，针对本部门报销异常情况制定改进措施。

2.4员工职责

（1）严格遵守公司费用报销制度，在业务开展过程中合理控制费用支出，确保费用真实、必要。

（2）及时收集、整理合法有效的报销凭证，按规定格式填写报销申请，清晰说明报销事由、费用明细及金额。

（3）在规定时限内提交报销申请，配合财务部门及业务部门的审核工作，及时补充完善相关资料。

（4）对个人报销信息的真实性、准确性负责，承担因虚报、冒领费用产生的相关责任。

2.5公司管理层职责

（1）审批权限范围内的费用报销申请，尤其是大额费用、专项费用及超标准费用的报销审批。

（2）监督费用报销制度的执行情况，协调解决报销管理过程中的重大争议问题。

（3）根据费用报销统计分析结果，制定费用管控策略，提升公司资金使用效益。

3.费用报销标准

3.1差旅费报销标准

3.1.1境内差旅费：（1）交通费用：员工出差乘坐飞机、高铁、动车、汽车等交通工具，按对应职级标准报销；未按标准乘坐的，超支部分自行承担，特殊情况需说明理由并经审批。（2）住宿费用：按出差目的地及员工职级确定住宿标准，凭合规住宿发票报销，超标准部分需履行专项审批手续。（3）补贴费用：出差期间发放伙食补贴及交通补贴，按出差天数计算，具体标准按公司统一规定执行，不再额外报销相关伙食及市内交通费用。

3.1.2境外差旅费：（1）交通费用：跨境航班、境外市内交通费用凭合规凭证报销，优先选择经济舱或同等价位交通方式，特殊情况升级出行方式需提前审批。（2）住宿费用：按境外出差城市级别及员工职级确定住宿标准，凭境外住宿凭证报销