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物业公司行政制度

第一章总则

第一条本制度依据《中华人民共和国公司法》《企业内部控制基本规范》等行业法律法规及集团母公司关于企业治理与风险防控的相关规定制定，同时结合公司物业管理业务特性与内部管理需求，旨在规范行政事务管理流程，强化风险防控能力，提升运营效率，促进企业健康可持续发展。制度制定目的在于落实“防控专项风险、规范业务流程”的核心要求，确保行政管理工作符合合规性、高效性、安全性标准。

第二条本制度适用于公司总部各部门、下属各物业管理单位及全体员工，涵盖物业管理区域内行政事务管理、办公资源调配、会议保障、印章管理、后勤服务、内外部沟通等全部场景。各部门及下属单位必须严格执行本制度规定，确保行政管理工作标准化、流程化、规范化运行。

第三条本制度下列核心术语定义如下：

（一）“XX专项管理”指公司为防范特定领域风险而建立的全流程、系统性管理机制，包括但不限于采购管理、合同管理、印章管理、会议管理、档案管理等，通过制度约束、流程控制、技术支撑等方式实现风险源头治理。

（二）“XX风险”指在行政事务管理过程中可能引发经济损失、声誉损害或运营中断的各类潜在威胁，如采购环节的供应商欺诈风险、印章使用中的越权风险、档案管理中的泄密风险等。

（三）“XX合规”指行政事务管理活动严格遵守国家法律法规、行业准则及公司内部规章制度，确保决策行为、操作流程、权责分配均符合合法性、合理性要求。

第四条XX专项管理应遵循以下核心原则：

（一）全面覆盖原则：确保行政管理工作全领域、全流程纳入制度管控范围，不留管理盲区；

（二）责任到人原则：明确各层级、各岗位的职责权限，建立“谁主管谁负责、谁审批谁担责”的责任体系；

（三）风险导向原则：聚焦高发风险点，实施差异化管控措施，优先防范重大风险；

（四）持续改进原则：根据内外部环境变化及时优化制度流程，完善管理手段，提升制度效能。

第二章管理组织机构与职责

第五条公司主要负责人对XX专项管理工作负总责，承担最终决策与监督责任；分管行政事务的负责人为直接责任人，负责专项管理制度的组织实施与日常监督。领导班子成员根据职责分工承担分管领域的管理责任，形成“一级抓一级、层层抓落实”的责任体系。

第六条设立XX专项管理领导小组，由公司主要负责人担任组长，分管行政事务、风险管控的负责人担任副组长，相关职能部门负责人为成员。领导小组主要履行以下职能：

（一）统筹制定XX专项管理制度，协调跨部门管理事项；

（二）审议重大风险处置方案及专项管理优化建议；

（三）组织开展专项管理绩效考核，监督制度执行情况。

第七条XX专项管理领导小组下设办公室，挂靠公司行政部，负责具体工作推进。办公室主要职责包括：

（一）牵头制定专项管理制度细则，组织制度宣贯与培训；

（二）定期汇总分析XX风险点，协调风险处置资源；

（三）收集各部门制度执行反馈，提出优化建议。

第八条牵头部门职责划分如下：

（一）行政部作为XX专项管理牵头部门，负责统筹推进制度建设、风险排查、流程优化、监督考核等工作；

（二）牵头部门每年至少组织开展2次专项管理培训，确保员工掌握合规操作要求；

（三）牵头部门每月汇总XX风险排查结果，形成管理报告提交领导小组。

第九条专责部门职责划分如下：

（一）风控合规部负责XX专项领域的业务合规审核，建立合规风险数据库；

（二）财务部负责资金审批权限管理，监督税务合规情况；

（三）法务部负责合同签订的合规把关，出具法律意见。

第十条业务部门及下属单位职责划分如下：

（一）各物业管理单位落实XX专项管理要求，开展本区域风险防控；

（二）采购部负责供应商资质审查，规范招标流程操作；

（三）档案室落实档案管理规范，确保信息安全。

第十一条基层执行岗位责任如下：

（一）岗位人员须签署合规承诺书，明确个人操作红线；

（二）发现XX风险隐患时，须在24小时内上报至直接主管；

（三）未经授权不得擅自变更XX管理流程，重大事项须逐级审批。

第三章专项管理重点内容与要求

第十二条采购管理应遵循以下要求：

（一）合规标准：供应商准入需通过信用查询、实地考察、资质验证等程序，建立合格供应商名录动态管理机制；招标流程须严格遵循“公开、公平、公正”原则，重大采购项目需组织专家评审；

（二）禁止行为：严禁指定采购、利益输送，禁止向关联单位分割采购项目；

（三）重点防控：防范供应商资质造假、价格串通等风险，强化采购合同履约监管。

第十三条会议管理应遵循以下要求：

（一）合规标准：重要会议须提前制定议程，经分管领导审批后方可召开；会议材料需经合规审核，敏感信息须采