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2026年共享办公空间运营公司会员档案建立与维护管理制度

第一章总则

第一条制定目的

为规范共享办公空间运营公司（以下简称“公司”）旗下各共享办公空间会员档案的建立、维护、存储、使用及销毁全流程管理，建立标准化、规范化、安全化的会员档案管理体系，保障会员信息安全与合法权益，提升会员服务精准度与运营管理效率，结合共享办公行业“会员类型多样、信息维度丰富、隐私保护要求高”的特性及《中华人民共和国个人信息保护法》《数据安全法》《民法典》等法律法规要求，特制定本制度。

第二条适用范围

本制度适用于公司总部及旗下所有共享办公空间（含直营、联营模式）会员档案的全生命周期管理，包括档案分类、信息收集、建档审核、录入归档、动态维护、安全存储、合规使用、到期销毁等环节，涉及总部运营管理部、客户服务部、信息技术部、法务部、财务部、各空间运营团队等相关职能部门，以及所有签订《共享办公空间租赁协议》《会员服务协议》的企业会员、个人会员。

第三条管理原则

合法合规原则：会员档案信息的收集、存储、使用均需获得会员明确授权，严格遵守个人信息保护、数据安全相关法律法规，严禁超范围收集、非法使用会员信息，保障会员信息知情权、更正权、删除权。

完整准确原则：会员档案需全面记录会员核心信息，确保信息真实、完整、无遗漏；档案信息发生变更时及时更新，避免因信息错误导致服务失误或权益纠纷。

分类管理原则：按会员类型（企业会员/个人会员）、会员等级（普通会员/VIP会员）对档案进行分类建档、分类存储、分类维护，提升档案管理效率与针对性。

安全保密原则：建立多层级档案安全防护机制，明确档案访问权限，严禁泄露、出售、篡改会员档案信息；对敏感信息采取加密存储、脱敏展示等保护措施。

动态维护原则：会员档案并非一次性建档即终止，需根据会员合作状态、信息变更、服务需求变化等情况动态更新，确保档案信息与会员实际情况保持一致。

最小必要原则：仅收集与会员服务、履约管理、权益保障相关的必要信息，不得收集与服务无关的冗余信息，降低信息管理风险与合规成本。

第四条管理职责

总部运营管理部：作为会员档案管理的归口部门，负责制定档案分类标准、建档规范、维护细则；统筹各空间档案管理工作的合规性审核；每季度开展档案管理专项检查，优化档案管理流程；建立档案管理问题台账，督促整改违规行为。

客户服务部：负责会员档案基础信息的收集、核对与初步审核；接收会员信息变更申请，核实变更依据后提交档案更新申请；解答会员关于档案信息的咨询，协助会员行使信息更正、查询等权利。

信息技术部：负责会员档案管理系统的搭建与维护，设置不同岗位的档案访问权限；保障档案系统数据安全，定期进行数据备份；对档案系统中的敏感信息进行加密处理，防止数据泄露。

法务部：负责审核档案管理相关的授权协议、告知书等法律文书；为档案信息收集、使用、销毁等环节提供合规指导；处理因档案管理不当引发的会员信息权益纠纷。

各空间运营团队：负责对接属地会员，收集建档所需的基础信息并核验原件；记录会员服务过程中的关键信息（如服务需求、履约情况、投诉反馈等）并及时录入档案；配合总部完成档案核对、更新及销毁工作。

财务部：负责将会员费用缴纳、押金管理、退费记录等财务信息同步至会员档案，确保档案中财务维度信息的完整性与准确性。

第二章会员档案分类与建档标准

第五条会员档案分类

企业会员档案：针对签订企业类租赁协议的会员建立，按租赁规模（工位数量/办公面积）进一步细分为小型企业会员、中型企业会员、大型企业会员档案子类，便于针对性提供服务与管理。

个人会员档案：针对签订个人类租赁协议的会员建立，按会员等级进一步细分为普通个人会员、铂金VIP会员、钻石VIP会员、至尊VIP会员档案子类，匹配不同等级的服务维护标准。

临时会员档案：针对租赁周期≤3个月的短期会员建立，档案内容简化为核心履约信息，租赁期满且无后续合作的，按规定流程完成档案封存或销毁。

第六条建档信息标准

企业会员档案核心信息：企业基础信息（名称、统一社会信用代码、注册地址、法定代表人信息、授权经办人信息）、租赁服务信息（租赁空间类型、面积/工位数量、租赁期限、费用标准）、履约信息（租金缴纳记录、押金缴存情况、违约记录、设施使用记录）、服务信息（服务需求记录、投诉反馈记录、增值服务使用记录）、合作变更信息（续租、解约、升级/降级记录）。

个人会员档案核心信息：个人基础信息（姓名、身份证号、联系方式、居住地址）、租赁服务信息（租赁卡位/区域、租赁期限、费用标准）、履约信息（缴费记录、押金管理记录、违约行为记录）、服务信息（个性化服务需求、满意度评价、投诉处理记录）、隐私授权信息（信息收集使用授权书、联系方式使用授权等）。

敏感信息界定：企业会员的银行账户信息、核心经营数据，个人会员的身份证号、银行卡