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2026年共享办公空间运营公司多空间运营协同管理制度

第一章总则

第一条制定目的

为规范共享办公空间运营公司（以下简称“公司”）旗下多共享办公空间的运营协同管理行为，统一服务标准、优化资源配置、提升整体运营效率、降低跨空间运营成本，保障各空间运营的一致性与灵活性，结合共享办公行业“多空间分布、客群跨区域流动、资源需求差异化”的特性及公司实际经营情况，特制定本制度。

第二条适用范围

本制度适用于公司总部及旗下所有共享办公空间（含不同区域、不同规模的直营空间、联营空间）的运营协同管理活动，涵盖客户服务、资源调配、流程管控、信息沟通、应急响应等全维度协同场景，涉及总部运营管理部、各空间运营团队、行政、财务、市场等所有相关职能部门。

第三条协同管理原则

统一标准原则：各共享办公空间执行统一的服务规范、收费体系、运营流程、安全标准，确保客户在不同空间均能享受一致的服务体验，维护公司品牌形象。

资源共享原则：统筹调配各空间的闲置工位、会议室、办公设备、人力资源等核心资源，最大化资源利用率，降低单空间运营成本，避免资源闲置与重复投入。

高效协同原则：建立清晰的跨空间沟通机制与响应流程，明确协同责任主体与时限要求，确保跨空间需求快速响应、问题及时解决。

客户至上原则：以客户需求为核心，支持跨空间客户服务衔接（如异地办公、场地调换、服务续接等），保障客户体验不受空间地域限制。

风险可控原则：在协同运营过程中，严格遵守安全生产、客户信息保密、财务合规等相关规定，防范跨空间运营中的服务风险、安全风险、合规风险。

第四条管理职责

总部运营管理部：作为多空间运营协同的归口管理部门，负责制定协同管理细则；统筹各空间资源调配；监督协同制度执行情况；建立跨空间考核机制；协调解决跨空间运营纠纷；定期组织协同管理复盘与优化。

各空间运营团队：执行总部协同管理要求；及时上报本空间资源闲置/短缺情况、客户跨空间服务需求；配合其他空间完成资源支援、客户接待等协同工作；对本空间协同工作的及时性、有效性负责。

行政部：统筹各空间办公物资、设备的采购与调配；制定跨空间物资共享规则；监督各空间资产使用与维护的协同标准执行。

财务部：制定跨空间费用分摊、收入核算规则；审核跨空间资源调配产生的成本与收益；监督各空间财务流程协同的合规性。

市场部：统筹各空间市场活动协同开展；统一品牌宣传口径；共享客户资源与营销数据，避免各空间重复营销与客户冲突。

人力资源部：建立跨空间人员支援机制；统一各空间人员培训标准与绩效考核体系；保障跨空间人员调配的合规性与效率。

第二章组织架构与协同机制

第五条协同管理组织架构

公司成立多空间运营协同小组，由总部运营管理部负责人担任组长，各空间运营负责人为核心成员，行政、财务、市场部门指定专人作为协同联络员。协同小组负责日常跨空间协同事项的决策、协调与监督，每周召开一次协同例会，通报各空间运营协同情况，解决协同过程中的重点问题。

各空间设立专职协同对接人，负责本空间与总部协同小组、其他空间的日常对接工作，接收并落实协同需求，反馈协同执行情况，确保协同指令层层落地。

第六条协同响应时限要求

跨空间协同需求实行分级响应机制：一是常规需求（如闲置工位调配、普通客户跨空间接待），响应时限不超过2个工作日，执行时限不超过3个工作日；二是紧急需求（如客户突发跨空间办公需求、空间人员紧急支援），响应时限不超过2小时，执行时限不超过1个工作日；三是应急需求（如空间突发安全事件、大规模客户投诉），需即时响应，协同小组及相关空间需在30分钟内启动支援流程。

第三章核心业务运营协同规范

第七条客户服务协同

客户跨空间办公服务：已入驻客户因工作需要申请异地空间办公的，原空间运营团队需在1个工作日内将客户信息、服务协议、缴费情况等资料同步至目标空间，目标空间需按统一标准为客户办理入驻手续，无需重复审核基础信息，保障客户无缝衔接办公。

跨空间客户投诉处理：客户投诉涉及多个空间责任的，由总部协同小组牵头协调，相关空间需在指定时限内提供投诉核实资料、整改方案，最终由协同小组统一向客户反馈处理结果，避免各空间推诿责任。

客户资源共享：各空间需及时将潜在客户信息、客户拓展线索上报至总部市场部，由市场部统筹分配，避免各空间针对同一客户重复营销；已成交客户的跨空间需求（如增设办公点、推荐客户入驻其他空间），原空间需配合目标空间完成客户对接，成交后按公司规则核算双方业绩。

第八条资源调配协同

工位与场地协同：总部运营管理部建立各空间工位、会议室闲置情况实时台账，各空间每日更新闲置资源数据。其他空间有客户需求时，可申请调配闲置资源，资源输出方需配合完成场地布置、客户接待等工作，调配产生的收益与成本按财务规则分摊。

人力资源协同：当某空间因大型活动、人员休假、突发离职等出现人员短