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信息技术在高职院校档案管理中的应用 朱金花 (四川建筑职业技术学院 摘要：本文以高职院校档案管理工作中所存在的问题为突破 口， 动反馈 ：其次当前高校所应用的电子档案文件格式存在某 分析高职院校实施档案管理信息化的可行性，进而阐述信息技术在 些方面的局限性 ，这样导致档案信息需求者在查询相关资 高职院校档案管理工作 中应用 的具体体现。 料信息时 ，需要将相关的文件进行转换才能阅读 ，这样大 关键词 ：信息技术 高职院校 档案管理 可行性 大影响用户的使用率。 随着高校信息化的不断发展 ，高校的档案管理工作也 1．2高校档案信息化建设所需要的基本设施不完善。 要朝着档案信息化方向发展。档案信息化建设需要依赖信 高职院校 实施档案信息化建设必须要依靠完善的硬件基 息技术 的支撑 ，通过先进的信息技术实现档案管理手段、 础设施和相应的软件 系统 ，但是根据 当前高校 的信 息化建 方式以及管理人员素质 的提升 ，优化高校档案管理结构， 设现状分析 ，高职院校的档案信息化建设所需要的硬件设 提高档案管理工作效率。 施和软件系统都存在问题 ：一是高职院校 的硬件设施不完 1当前高职院校档案管理的现状 善。高职院校 的信息化建设需要高职院校投入更多的资金 高校档案管理工作关系到高校 的日常活动 ，提高档案 用于构建相应的硬件设施 ，同时还要提供一定的场地构建 管理信息化是我国高职院校构建数字化校园的重要内容， 也是提高高职 院校档案管理水平的重要途径。虽然高职院 信息运行中心，这些相对苛刻的条件会导致高职院校购置 校 已经实现了信息技术与档案管理工作 的融合 ，但是据 目 档案信息硬件设施的主动性降低 ，例如笔者对四川省 10 前高职院校的档案管理工作现状看，仍然存在不少的问 所高职院校 的档案信息建设情况进行问卷调查发现 ：大部 分的高职院校都构建了档案信息化管理系统，基本实现 了 题 ： 1．1信息技术与档案管理工作 的融合度不高。虽然许 档案信息化管理 ，但是该系统 的使用率普遍不高，分析其 多高职 院校都构建了档案管理 的信息化，但是通过对档案 原 因很大一部分与高职院校 的基础硬件设施不完善有关， 管理工作 的实效分析 ，信息技术应用到档案管理中的深度 很多学校虽然购置了相应 的计算机设备，但是扫描仪、打 不够 ：首先高职院校的档案管理平 台缺乏互动性环节 ，由 印机等设备 比较短缺。因此设备结构的不完善影响档案信 于实施 电子文件 的数字化处理 ，导致高校信息平台会出现 息化建设。二是高校档案数据库之间缺乏统一的管理平 大量的文字信息，而对于数字信息由于没有对其进行深入 台，信息共享性比较差。高职院校档案管理会 因为机构部 的分析 ，导致无法 了解档案信 息需求者的要求，不利于高 门的不同而不同，比如对学生的档案管理 由学生处负责、 职院校档案管理的转型。比如学生通过档案管理系统平台 对教师的人事档案管理则由人事处负责，而对教学工作 的 查阅相关档案信息时，只能按照该系统的要求输入相关的 安排则 由教务处负责 ，这些不同内容的档案 ，因为他们所 信息，由该系统 自动筛选 出符合要求的相关信息 ，而如果 使用的软件不同，而导致不同信息档案的共享性不高，影 该系统查询不到相关信息后 ，其却不能将这些情况进行 自 响档案信息的使用。 (上接第 33页 ) 于项 目的竣工资料进行及时的收集。对于实际施工中的各 本次公路工程项 目建设成本控制中出现 的问题进行解决 项资料进行严格 的保管 ，进而为后续竣工结算提供有效的 和整改，并且就成本控制 目标是否达到等进行进一步 的 依据。在工程结算的过程 中，要避免