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2026年口碑服务公司档案资料（含项目案例档案）管理制度

第一章总则

第一条为规范口碑服务公司（以下简称“公司”）档案资料（含项目案例档案）管理工作，保障档案资料真实、完整、安全，提升档案资源利用效率，为公司业务开展、决策支撑、品牌建设提供可靠档案依据，防范档案丢失、泄露、损毁等风险，依据《中华人民共和国档案法》《企业档案管理规定》《会计档案管理办法》等相关法律法规及行业管理标准，结合公司口碑服务业务特性与档案管理实际，制定本制度。

第二条本制度适用于公司所有档案资料的收集、整理、归档、保管、借阅、利用、销毁及电子档案管理等全流程工作。涵盖的档案资料类型包括：项目案例档案（如口碑调研项目、推广执行项目、客户服务项目等的全流程资料）、行政类档案（公文、会议纪要、规章制度等）、财务类档案（会计凭证、报表、合同等）、人事类档案（员工信息、劳动合同、绩效考核等）、业务类档案（客户资料、合作协议、业务方案等）、技术类档案（监测技术文档、系统开发资料等）及其他具有保存价值的各类资料。公司各部门、各业务团队及所有参与档案资料形成、管理、使用的内部人员，均需遵守本制度规定。

第三条档案资料管理遵循“统一管理、分级负责、真实完整、安全保密、高效利用”的核心原则，坚持“谁形成、谁负责，谁管理、谁把关，谁使用、谁担责”的责任机制，确保档案资料从形成到销毁的全流程规范有序，可追溯、可管控。其中，项目案例档案作为展现公司口碑服务能力、支撑业务拓展的核心资源，实行专项管理、重点保护。

第四条公司建立档案资料协同管理体系，明确各部门核心职责：行政部门为档案资料归口管理部门，负责统筹档案管理工作、制定完善管理细则、建设档案管理设施、组织档案收集归档与保管、办理档案借阅利用、组织档案销毁审核；业务部门负责本部门业务相关档案资料（含项目案例档案）的形成、收集、初步整理与按时移交，配合行政部门开展档案核查与利用工作；财务部门负责财务类档案的专项收集、整理、移交与合规管理；人事部门负责人事类档案的专项管理；各部门负责人为本部门档案资料管理第一责任人，确保本部门档案资料完整形成、及时移交、规范使用；档案形成人员为档案真实性、完整性直接责任人。

第二章档案资料的分类与收集管理

第五条档案资料分类标准。公司档案资料实行统一分类管理，具体分类及涵盖范围如下：

（一）项目案例档案类：分为口碑调研项目、推广执行项目、客户服务项目、综合口碑服务项目等子类，涵盖项目立项申请、可行性分析报告、合作合同、服务方案、执行计划、过程记录（调研数据、推广台账、客户沟通记录等）、成果报告、验收文件、客户评价、项目总结等全流程资料；

（二）行政档案类：分为公文类、会议类、制度类、资质类等子类，涵盖公司内外公文、会议纪要、规章制度、营业执照、资质证书、年检资料、印章管理记录等；

（三）财务档案类：分为凭证类、报表类、合同类、税务类等子类，涵盖会计凭证、财务报表、纳税申报表、财务审计报告、财务合作合同等；

（四）人事档案类：分为员工基础信息类、合同类、考核类、培训类等子类，涵盖员工简历、入职登记表、劳动合同、绩效考核记录、培训档案、离职证明等；

（五）业务档案类：分为客户资料类、合作协议类、业务方案类等子类，涵盖客户基本信息、合作意向书、业务合作协议、业务拓展方案等；

（六）技术档案类：分为监测技术类、系统开发类、设备技术类等子类，涵盖监测设备技术说明书、数据采集与分析技术文档、系统开发需求与设计文档等。

第六条收集责任与要求。各部门需明确专人负责档案资料收集工作，确保档案资料及时、完整、真实收集：业务部门在项目开展过程中，需同步收集项目案例档案相关资料，确保每个环节资料不遗漏；行政部门负责收集行政类、综合性档案资料；财务部门、人事部门分别负责收集本部门专项档案资料。收集的档案资料需符合以下要求：纸质资料需字迹清晰、内容完整、无涂改、签字盖章齐全；电子资料需格式规范、内容准确、命名清晰，无病毒污染；涉外业务档案资料需同时收集中文译本（如有）。

第七条收集时限要求。档案资料收集需严格遵守时限规定：项目案例档案需在项目验收完成后15个工作日内完成全流程资料收集；行政类、业务类档案资料需在资料形成后5个工作日内完成收集；财务类档案资料需在月度、季度、年度结束后10个工作日内完成阶段性收集；人事类档案资料需在员工入职、考核、培训等工作完成后3个工作日内完成收集。因特殊情况无法按时收集的，需经部门负责人审核、行政部门备案，明确延迟收集时限。

第八条收集异常处理。收集过程中发现档案资料缺失、不完整或不符合要求的，收集责任人需及时向部门负责人汇报，协调相关人员补充完善；涉及外部单位提供的资料（如客户评价、合作证明等）缺失的，由业务对接人员负责沟通补充；无法补充的，需形成书面说明，经部门负责人签