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2026年机器人集成公司采购台账建立与归档制度

第一章总则

第一条制定目的

为规范公司采购台账的建立、更新、维护与归档全流程管理工作，确保采购台账信息真实、准确、完整、可追溯，强化采购业务全过程管控，防范采购风险，保障采购数据安全，为采购决策、成本核算、审计监督及合规检查提供可靠数据支撑，结合机器人集成行业采购品类多（含核心部件、通用物料、技术服务等）、采购频次高、数据关联性强的特性及公司实际经营情况，特制定本制度。

第二条制定依据

依据《中华人民共和国民法典》（合同编）、《中华人民共和国会计法》、《企业内部控制应用指引第7号——采购业务》、《会计档案管理办法》等相关法律法规及行业管理规范，参照行业先进采购台账管理实践，结合公司采购管理制度、财务管理制度与档案管理制度要求，制定本制度。

第三条适用范围

本制度适用于公司总部及各分支机构所有采购业务相关台账的建立、更新、维护、审核、监督与归档管理工作，涵盖原材料采购、设备采购（含核心集成部件）、备件采购、技术服务采购等各类采购业务。本制度所称“采购台账”，是指记录采购业务全流程关键信息的系统性资料，包括电子台账与纸质台账两类。公司所有参与采购业务的部门及人员，包括采购部、财务部、质量部、技术部、项目部、档案管理部及采购人员、财务人员、台账管理员、档案管理员等，均适用本制度约束；外聘采购协作人员或第三方服务机构参与采购相关工作的，需遵守本制度相关台账管理要求。

第四条核心原则

真实准确原则：采购台账记录的所有信息必须真实反映采购业务实际情况，数据填写准确无误，严禁虚构、篡改或隐瞒采购信息。

全程追溯原则：采购台账需完整记录采购业务全流程关键节点信息，确保从采购需求提出、供应商选择、合同签订、到货验收至款项支付的全链条信息可追溯。

规范统一原则：采购台账的建立标准、记录格式、更新频次、归档要求等实行统一管理，确保台账信息规范、有序，便于查询与使用。

安全保密原则：严格管控采购台账的访问权限，做好电子台账的数据加密与备份、纸质台账的实体防护，防范数据泄露、丢失或损坏，保护公司商业机密与采购核心信息。

及时高效原则：采购业务发生后，需在规定时限内完成台账建立与更新，确保台账信息与采购业务进度同步，提升台账管理的时效性与实用性。

第二章组织架构与职责分工

第五条组织架构

公司建立“高层统筹监督、采购牵头主导、台账专项管理组执行、各部门协同配合”的四级采购台账建立与归档管理体系，明确各层级职责边界，保障台账管理工作闭环推进。

第六条各层级职责

高层管理团队：作为台账管理的统筹监督主体，负责审批采购台账管理相关重大事项（如台账管理细则修订、重大台账数据更正、特殊台账查阅权限审批等）；监督台账建立与归档制度的整体执行情况，协调解决台账管理过程中的重大问题。

采购牵头部门：由采购部担任，作为采购台账管理的统筹主导部门，负责牵头制定采购台账建立与更新的具体细则；指定专人担任台账管理员，统筹推进各类采购台账的建立、更新与维护工作；组织开展采购台账的日常审核与自查；负责协调各部门提供采购相关信息，保障台账信息完整；定期向高层管理团队汇报台账管理情况。

台账专项管理组：由采购部、财务部、档案管理部相关人员组成，实行台账管理员负责制，具体职责如下：

（1）台账建立维护组：由采购部台账管理员、采购业务人员组成，负责按标准建立各类采购台账，及时录入采购业务关键信息；根据采购业务进展动态更新台账内容；核对台账信息与采购合同、验收记录、付款凭证等原始资料的一致性；妥善保管纸质台账原始凭证，同步维护电子台账数据。

（2）审核监督组：由财务部、采购部负责人组成，负责对采购台账的建立规范性、信息准确性、更新及时性进行审核；定期开展采购台账专项检查，核查台账与原始资料、财务账目是否一致；发现台账管理问题时，督促台账建立维护组限期整改；记录审核与检查情况，形成审核报告。

（3）档案归档组：由档案管理部人员、采购部台账管理员组成，负责制定采购台账归档标准与流程；接收采购台账归档资料，核查归档资料的完整性与规范性；负责采购台账（含电子与纸质）的归档保管、分类整理与检索管理；落实台账档案的安全防护措施，保障档案安全。

各相关部门及人员：财务部负责提供采购款项支付信息，协助核查台账与财务账目的一致性；质量部负责提供采购物料质量验收信息，确保台账质量相关记录完整；项目部、生产部等需求部门负责及时提供采购需求信息，配合核查采购台账中需求相关记录；所有采购业务相关人员需及时提交采购原始资料，配合台账建立与审核工作。

第三章采购台账建立与归档全流程管理

第七条采购台账的建立标准与内容

建立时机：采购业务正式启动后，采购业务人员需在3个工作日内通知台账管理员启动台账建立工作；对于核心设备（核心集成部件）采购、大额采购等重要