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2026年机器人集成公司采购资料归档管理制度

第一章总则

第一条制定目的

为规范公司采购资料的归档管理工作，确保采购资料的真实、完整、安全与可追溯，提升采购管理规范化水平，为公司成本核算、审计监督、风险防控及业务复盘提供可靠资料支撑，依据《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国政府采购法》《企业内部控制基本规范》等相关法律法规，结合机器人集成行业采购业务特性（含设备采购、零部件采购、服务采购等）及公司采购管理实际，制定本制度。

第二条适用范围

本制度适用于公司各职能部门、业务单元及全体员工，覆盖公司采购全流程产生的各类资料的收集、整理、审核、归档、保管、借阅、销毁等全环节管理工作；涉及的采购资料包括机器人设备采购、核心零部件采购、辅助材料采购、技术服务采购、工程配套采购等各类采购业务相关资料；同时适用于参与公司采购业务的外包供应商、合作单位提供的相关资料的归档管理。

第三条核心原则

（一）真实完整，全程追溯。采购资料归档需确保内容真实、数据准确，覆盖采购全流程关键节点，形成完整的资料链条，保障采购业务可追溯、可核查。

（二）规范有序，分类归档。明确采购资料的归档范围、整理标准及分类规则，按规范流程开展归档工作，确保资料排列有序、检索便捷。

（三）安全可控，权责明晰。建立采购资料安全保管机制，明确各部门及人员在资料归档管理中的职责，防范资料丢失、损毁、泄露等风险，保障资料安全。

（四）便捷利用，高效支撑。优化采购资料归档与检索流程，确保资料在审计监督、业务复盘、纠纷处理等工作中可快速调取，提升资料利用效率。

（五）动态管理，合规适配。定期梳理采购资料归档管理情况，结合业务发展、法律法规更新及管理需求变化，动态优化归档范围与管理流程，确保归档工作合规适配。

第四条管理职责

（一）公司管理层：负责审定公司采购资料归档管理制度及重大归档管理事项；审批采购资料归档专项资源配置、重要档案销毁及重大档案安全事故处置等事项；监督采购资料归档管理工作整体推进情况。

（二）采购部门：作为采购资料归档管理的直接责任部门，负责采购全流程资料的收集、整理、初步审核；按要求向档案管理部门移交归档资料；配合档案管理部门开展采购资料的核查、借阅及复盘工作；建立采购资料移交台账，确保资料移交完整可追溯。

（三）档案管理部门：作为采购资料归档管理的归口管理部门，牵头制定、修订本制度及采购资料归档细则；负责采购资料的最终审核、接收、分类、编号、归档及日常保管；建立采购资料管理台账，提供资料检索与借阅服务；负责采购资料的安全管控及到期档案的鉴定与销毁；组织开展采购资料归档管理培训与指导。

（四）财务部门：负责提供采购业务相关的资金支付凭证、发票、结算报告等财务资料，配合采购部门完成资料收集；参与采购资料归档的合规性审核；在资料借阅、审计过程中配合档案管理部门提供支撑。

（五）业务部门/项目部门：负责提供采购需求申请、技术参数要求、验收报告等业务相关资料；配合采购部门开展资料收集与整理；在业务开展过程中规范使用采购归档资料，按要求办理借阅手续。

（六）法务部门：负责审核采购资料归档管理相关制度的合规性；对采购合同、协议等法律文书类资料的归档完整性、合规性进行指导；在纠纷处理、法律审计等工作中配合调取采购归档资料。

（七）全体员工：配合本部门开展采购资料的收集与整理工作；严格遵守采购资料归档管理规定，规范使用、保管所接触的采购资料；发现资料丢失、损毁等情况及时上报。

第二章采购资料归档范围与要求

第五条归档范围

采购全流程产生的各类纸质资料、电子资料均需纳入归档范围，具体包括以下核心类别：

（一）采购前期准备资料：采购需求申请表（含技术参数、数量、预算等）、采购可行性分析报告、采购审批文件、招标公告、招标文件、投标文件、竞价/比价资料、供应商资质审核资料（营业执照、资质证书、信用报告、业绩证明等）、供应商考察报告、采购调研资料等。

（二）采购实施过程资料：采购合同及补充协议、采购订单、中标通知书、谈判记录、议价确认单、供应商履约承诺函、质量保证协议、保密协议、采购物资/服务的技术规范书、设计图纸（采购配套相关）等。

（三）采购验收资料：验收申请表、验收方案、验收记录、检测报告（含第三方检测报告）、不合格品处理记录、验收整改通知及反馈资料、验收合格确认书等。

（四）采购结算资料：发票、付款申请单、资金支付凭证、结算清单、成本核算资料、费用报销凭证、税务相关资料等。

（五）采购后续管理资料：采购合同履行情况总结、供应商评价报告、采购纠纷处理记录及相关法律文书、采购资料变更记录、采购业务复盘报告、其他与采购相关的重要资料（如政策文件、行业标准等）。

第六条归档要求

（一）资料真实性要求：归档资料需为业务开展过程中产生的原始资料，内容真实、数据准确，不得伪造、篡