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会议会务筹备与场地布置制度

会议会务筹备与场地布置制度

第一章总则

第一条制度制定依据

本制度依据《中华人民共和国公司法》《中华人民共和国合同法》《中华人民共和国消防法》《中华人民共和国突发事件应对法》等国家相关法律法规，参照《企业内部控制基本规范》及行业通用标准，结合公司实际运营管理需求，特别是为防控会议活动中的组织协调风险、资源调配风险及场地安全隐患，规范会议会务筹备与场地布置工作流程，提升会议管理专业化水平，特制定本制度。

第二条适用范围

本制度适用于公司各部门、下属单位及全体员工，涵盖公司各类会议、活动、培训等会议会务筹备与场地布置活动。具体包括但不限于董事会会议、高级管理人员会议、部门例会、客户接待会议、产品发布会、员工培训会、外部合作洽谈会等所有需要在公司内部或外部场地进行的会议活动。本制度同时适用于公司会议场地资源的管理、租赁、布置、使用及维护全过程。

第三条核心术语定义

1.会议会务专项管理：指公司为规范会议活动筹备与场地布置工作，从需求提报、方案制定、资源调配、现场执行到会后总结的全流程系统性管理活动，旨在确保会议活动安全、高效、规范开展。

2.会议场地安全风险：指在会议场地选择、布置、使用及撤场过程中可能存在的火灾隐患、结构安全风险、电力安全风险、治安安全风险、环境安全风险等潜在威胁。

3.合规布置标准：指会议场地布置必须符合国家法律法规、行业规范及公司内部管理制度要求，包括消防安全规定、用电安全规范、环境卫生标准、标识标牌规范、无障碍设施要求等。

4.场地资源统筹管理：指公司对内部及外部会议场地的统一规划、分类管理、动态调配和高效利用，确保场地资源在时间、空间和能力上的合理配置与优化。

第四条专项管理核心原则

会议会务筹备与场地布置工作应遵循以下核心原则：

1.全面覆盖原则：确保所有会议活动筹备与场地布置环节纳入规范管理范畴，覆盖需求、策划、准备、执行、总结全流程。

2.责任到人原则：明确各层级、各岗位在会议会务筹备与场地布置中的具体职责，建立清晰的权责体系。

3.风险导向原则：将安全风险防控作为首要任务，对场地选择、布置方案、现场执行等各环节进行全面风险评估与管理。

4.持续改进原则：建立会议会务管理的绩效评估与反馈机制，定期总结经验教训，优化管理流程与标准。

5.高效节约原则：在确保安全合规的前提下，优化资源配置，提高筹备效率，控制成本投入，实现资源效益最大化。

第二章管理组织机构与职责

第五条公司决策层职责

公司主要负责人对会议会务筹备与场地布置工作负全面领导责任，负责审批重大会议活动的场地布置方案、安全防控措施及预算安排。分管领导对专项管理工作负直接领导责任，负责组织制定管理制度、监督执行情况、协调解决重大问题，并对专项管理工作的成效负主要责任。

第六条专项管理领导小组

设立公司会议会务筹备与场地布置专项管理领导小组（以下简称领导小组），由公司主要负责人担任组长，分管领导担任副组长，相关职能部门负责人为成员。领导小组主要履行以下职能：

1.统筹协调职能：负责统筹全公司会议会务筹备与场地布置工作，协调各部门、各单位之间的协作关系，解决跨部门管理难题。

2.决策审批职能：负责审批重大会议活动的场地布置方案、安全防控措施及预算安排，对专项管理中的重大事项做出决策。

3.监督评价职能：负责监督专项管理制度的执行情况，定期评估专项管理工作的成效，对发现的问题提出改进要求。

领导小组下设办公室（可设在办公室或指定牵头部门），负责领导小组日常工作、制度执行监督、信息汇总分析等具体事务。

第七条牵头部门职责

公司办公室（或指定牵头部门）作为会议会务筹备与场地布置工作的牵头部门，主要职责包括：

1.制度建设：负责统筹专项管理制度建设，根据公司实际情况和管理需求，修订完善相关管理制度和操作流程。

2.风险识别：定期组织对会议会务筹备与场地布置工作中的潜在风险进行识别、评估和预警，制定防范措施。

3.监督考核：负责监督各部门、各单位专项管理制度的执行情况，建立考核机制，定期对专项管理工作进行考核评价。

4.培训宣贯：负责组织开展专项管理培训，提高员工对管理制度和操作规范的认知度和执行力，做好宣贯工作。

第八条专责部门职责

财务部、安全管理部、法务合规部等专责部门在会议会务筹备与场地布置工作中履行以下职责：

1.财务部：负责会议活动预算审核、资金支付管理，对场地租赁、布置、设备租赁等费用进行合规性审核和成本控制。

2.安全管理部：负责会议场地安全风险评估、应急预案制定、现场安全监督，对场地消防安全、电力安全、治安安全等进行专业审核。

3.法务合规部：负责会议场地租赁合同、服务协议的合规性审核，对场地布置中的合同风险、法律风险进行评估和提示。