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实体档案保护制度

第一章总则

第一条为贯彻落实国家相关法律法规及行业监管要求，适应企业内部治理现代化需要，有效防控实体档案管理风险，规范档案形成、收集、整理、保管、利用及销毁等全流程行为，结合本公司实际情况，特制定本制度。本制度旨在明确实体档案保护的管理原则、职责分工、操作规范及保障措施，确保档案资产安全完整，充分发挥档案在企业管理、决策支持、合规运营等方面的价值，防范因档案管理不善引发的行政、法律及声誉风险。

第二条本制度适用于公司总部各部门、下属各单位及全体员工，覆盖公司经营管理的各类实体档案，包括但不限于经营管理类、财务会计类、合同协议类、人力资源类、工程建设类、安全生产类等档案，以及业务活动中形成的纸质、照片、录音、录像等不同载体的档案材料。

第三条本制度中下列术语含义：

（一）“实体档案专项管理”是指公司针对档案资产的管理活动，包括档案的收集、整理、保管、利用、鉴定、销毁等环节的制度建设、风险防控、流程优化及监督考核等工作。

（二）“专项管理风险”是指因档案管理不当可能引发的法律责任、经济损失、信息泄露、决策失误等潜在风险，包括保管不善导致档案损毁、利用不当引发合规问题、安全防护不足导致信息泄露等情形。

（三）“专项合规”是指公司在档案管理活动中，严格遵守国家法律法规、行业规范及公司内部制度，确保档案管理行为的合法性、真实性、完整性及安全性。

第四条实体档案专项管理遵循以下核心原则：

（一）全面覆盖原则。档案管理范围覆盖公司所有业务领域及层级，确保档案形成、流转、存储、利用各环节均纳入管理范畴。

（二）责任到人原则。明确各级管理人员及岗位的档案管理职责，建立责任追溯机制，确保档案管理责任落实到具体人员。

（三）风险导向原则。聚焦档案管理中的重点风险领域，实施差异化管控措施，优先防范重大风险事件。

（四）持续改进原则。定期评估档案管理体系的有效性，根据内外部环境变化及时优化制度流程，提升管理水平。

第二章管理组织机构与职责

第五条公司主要负责人为本公司实体档案保护工作的第一责任人，对档案管理工作的全面性、合规性负总责；分管领导为直接责任人，负责档案管理工作的组织协调、监督考核及资源保障。

第六条设立实体档案保护领导小组（以下简称“领导小组”），由公司主要负责人担任组长，分管领导担任副组长，成员包括牵头部门负责人、专责部门负责人及业务部门代表。领导小组主要履行以下职能：

（一）统筹公司实体档案保护工作的顶层设计，审议重大管理制度及流程；

（二）协调跨部门档案管理事项，解决管理中的重大问题；

（三）监督档案管理工作的执行情况，定期评估管理效果；

（四）决策重大风险事件的处理方案及应急措施。

第七条明确档案管理职责分工，分为以下三类主体：

（一）牵头部门（档案管理部门或指定职能部门）：负责统筹档案管理制度的制定与修订，组织开展档案风险识别与评估，监督各部门档案管理行为的合规性，牵头开展档案管理培训及考核，定期向领导小组报告工作进展。

（二）专责部门（合规、法务、内审等部门）：负责审核档案管理中的合规性要求，优化档案管理流程，提供专业法律及合规支持，参与重大风险事件的处置，监督档案利用行为的合法性。

（三）业务部门及下属单位：负责本领域档案的形成、收集、整理及日常保管，落实档案安全防护措施，开展档案利用审批，及时报告档案管理中的异常情况。

第八条基层执行岗（档案管理员、业务经办人员等）应履行以下职责：

（一）严格遵守档案管理操作规范，确保档案记录的真实性、完整性；

（二）妥善保管档案，防止档案遗失、损毁或被不当利用；

（三）配合开展档案检查及风险评估，及时上报发现的档案管理风险；

（四）签署岗位合规承诺书，明确个人在档案管理中的责任义务。

第三章专项管理重点内容与要求

第九条档案收集管理：

业务操作合规标准：档案收集应遵循“形成即收集、来源即可靠”原则，确保档案来源清晰、内容完整。业务部门应于业务活动结束后X日内完成档案收集，并移交档案管理部门或指定专人保管。

禁止性行为：严禁选择性收集档案、伪造或篡改档案内容、遗漏重要业务记录。

专项风险防控点：重点关注档案收集不及时、完整性不足等风险，建立档案收集台账，确保应收集档案无一遗漏。

第十条档案整理管理：

业务操作合规标准：档案整理应遵循“分类清晰、排序合理、标识规范”原则，统一采用公司制定的档案分类方案及编号规则。档案管理员应于收集后X日内完成整理工作，并建立档案目录及电子索引。

禁止性行为：严禁擅自拆分、混装档案，不得在档案上涂改、刻字或附加无关标记。

专项风险防控点：重点关注档案分类错误、排序混乱导致查阅困