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2026年共享办公空间运营公司会议室预约与使用收费管理制度

第一章总则

第一条为规范公司各共享办公站点会议室的预约、使用、收费及安全管理工作，保障会议室资源高效利用，维护入驻会员及公司合法权益，提升会议服务体验，防范安全事故、资源浪费、收费纠纷等风险，依据《中华人民共和国价格法》《中华人民共和国消防法》《中华人民共和国民法典》及公司运营服务、安全生产相关规定，制定本制度。

第二条本制度所称“会议室”涵盖公司各共享办公站点配置的小型洽谈室、中型会议室、大型多功能会议室；“使用人”包括入驻会员、公司内部工作人员及经公司许可使用会议室的外部人员；适用范围包括公司所有共享办公站点会议室的分类配置、预约流程、使用规范、收费标准、结算方式、维护保养、安全管控、应急处置等全流程。

第三条本制度适用于公司运营部、工程部、安全生产部、财务部、各站点管理员、保洁人员及所有使用会议室的人员；所有人员需严格遵守本制度规定，对违反本制度导致会议室设施损坏、安全事故、收费纠纷或资源浪费的，按公司相关规定处理，造成经济损失的，追究相关责任人赔偿责任，构成违法的移交相关部门处理。

第四条会议室管理遵循“公平公正、预约优先、收费透明、安全合规、高效利用”的核心原则：公平公正指所有使用人按统一规则预约及付费，无差别对待；预约优先指会议室使用需提前完成预约，禁止无预约占用；收费透明指收费标准、结算方式、减免规则全程公示，无隐藏收费项；安全合规指会议室使用、设施配置符合消防、用电等国家安全标准；高效利用指合理设置预约时长、管控使用效率，避免会议室闲置或恶意占用。

第五条公司明确各部门会议室管理职责：运营部负责会议室预约系统维护、预约规则制定、使用人指引、收费标准公示、使用行为监督；工程部负责会议室设施设备的选型采购、安装调试、定期检修、故障维修；安全生产部负责会议室消防合规、用电安全、应急设施的监督检查，督促隐患整改；财务部负责会议室收费标准审核、费用结算、票据开具、账务核对；各站点管理员负责会议室日常巡检、预约信息核对、使用前准备、异常情况即时上报；保洁人员负责会议室使用后环境卫生清洁、物品归位。

第二章会议室分类与配置标准

第六条会议室分类标准：

（一）小型洽谈室：适用于2-6人小型沟通、洽谈，面积符合公司站点通用配置标准，配置基础办公家具（洽谈桌、座椅）、基础照明、空调、无线网络；

（二）中型会议室：适用于7-20人常规会议、培训，面积符合公司站点通用配置标准，配置会议桌、座椅、投影设备、音响系统、白板/投屏设备、饮用水、无线网络；

（三）大型多功能会议室：适用于21人及以上大型会议、路演、活动，面积符合公司站点通用配置标准，配置主席台、观众席座椅、专业音响、高清投影/LED屏、话筒、签到台、饮用水、无线网络、应急照明。

第七条会议室设施配置与维护基准：

（一）基础配置：所有会议室需配备独立电源开关、消防器材（灭火器、烟感器）、应急逃生指引、垃圾桶，确保用电安全及消防合规；

（二）设备配置：按会议室类型适配专业设备，所有电子设备需具备3C认证，定期检测运行状态，禁止使用无合规认证、已淘汰的设备；

（三）环境配置：会议室需保证通风良好、采光充足，墙面及地面整洁，配备窗帘、隔音设施（按需），大型会议室需预留应急疏散通道，无杂物堵塞；

（四）物资配置：站点管理员按会议室类型储备常用物资（饮用水、纸笔、清洁用品），储备量满足日常使用需求，物资存放于专用储物柜，定期检查保质期。

第三章预约管理规范

第八条预约权限与预约渠道：

（一）预约权限：入驻会员需完成实名认证及站点会员资质核验后，方可预约会议室；公司内部工作人员按部门权限预约，外部人员需经站点管理员审核许可后预约；

（二）预约渠道：提供线上线下双渠道预约，线上通过站点小程序、公众号、预约系统完成，线下可至站点前台由管理员协助预约；所有预约信息需录入公司统一预约台账，确保可追溯；

（三）预约时效：小型洽谈室可提前24小时预约，中型会议室可提前3个工作日预约，大型多功能会议室可提前7个工作日预约；禁止超期预约或恶意抢占未来长期时段。

第九条预约时长与时段管控：

（一）时长设定：单次预约小型洽谈室时长不低于30分钟、不超过4小时，中型会议室时长不低于1小时、不超过8小时，大型多功能会议室时长不低于2小时、不超过12小时；

（二）时段管控：工作日高峰时段（9:00-18:00）优先保障入驻会员商务使用，非高峰时段（18:00-22:00）及节假日可按需开放；同一使用人单日预约同一类型会议室不超过2次，避免资源独占；

（三）预约确认：预约提交后，线上渠道1小时内、线下渠道即时完成审核，审核通过后系统或管理员向使用人发送预约确认信息，包含会议室编号、使用时段、收费标准、注意事项。

第十条预约变更与取消