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2026年家具制造公司办公设备全生命周期管理制度

第一章总则

第一条为规范公司办公设备全生命周期管理，优化设备资源配置，降低采购、使用、维护成本，保障办公设备安全稳定运行，杜绝设备闲置、浪费、违规处置等问题，依据《中华人民共和国环境保护法》《数据安全法》《企业固定资产管理规范》《办公设备绿色使用与报废标准》等相关法律法规，结合本公司家具生产办公、行政管理、设计研发等场景的设备使用实际，制定本制度。

第二条本制度适用于公司所有纳入固定资产管理的办公设备，涵盖计算机（台式、笔记本）、打印机、复印机、扫描仪、投影仪、办公家具（桌椅、文件柜）、碎纸机、生产辅助办公终端（车间数据录入设备）等；低值易耗办公设备（如键鼠、U盘）参照本制度简化执行，重点管控采购和领用环节。

第三条办公设备全生命周期管理遵循“统一采购、规范使用、定期维护、合规报废、绿色环保”的基本原则，管理周期覆盖设备采购申请、选型审批、验收入库、领用登记、日常使用、维护保养、故障维修、报废处置全流程，确保设备从投入使用到淘汰处置的全环节可控可追溯。

第四条公司成立办公设备管理小组（以下简称“设备管理小组”），作为全生命周期管理核心机构，由行政部负责人担任组长，财务部负责人、设计部负责人、生产部负责人及员工代表（各部门各1名）组成；行政部为设备管理执行部门，负责设备采购、验收、登记、维护、报废全流程执行；财务部负责设备资产核算、成本管控、报废资产核销；各部门负责本部门设备领用申请、日常使用管理、故障提报。

第二章管理范围与职责划分

第五条办公设备全生命周期管理全覆盖范围：1.采购阶段：所有办公设备采购前需完成需求审核、选型评估、供应商比价，严禁无需求盲目采购；2.使用阶段：设备领用、日常操作、数据安全、借用调拨的全流程管理，重点管控设计岗高性能计算机、生产岗数据终端的使用规范；3.维护阶段：设备定期保养、故障报修、配件更换，按设备类型设定差异化维护周期；4.报废阶段：设备折旧到期、性能失效、维修成本过高时的合规处置，需符合环保要求和数据安全规定；5.资产管控：所有设备纳入固定资产台账，做到“一物一码、账实相符”，每季度完成一次资产盘点。

第六条各主体核心职责：1.设备管理小组：审定办公设备采购清单、维护标准、报废细则；协调解决设备管理中的成本争议、处置分歧；每年度复核设备配置标准，根据业务发展调整设备选型要求；2.行政部：建立《办公设备全生命周期台账》，记录设备采购、验收、领用、维护、报废全环节信息；筛选3-5家合规供应商建立名录，采购前完成比价（同类型设备价格偏差≤10%）；每月开展一次设备巡检，每季度组织一次全面维护；收到报废申请后5个工作日内完成评估，出具处置意见；3.财务部：将办公设备纳入固定资产核算，按规定计提折旧（计算机折旧年限3年、办公家具5年、打印机3年）；审核采购预算，管控设备全生命周期成本；完成报废设备的资产核销，确保账实一致；4.各部门：按需提报设备采购申请，说明使用场景和配置要求；指定专人负责本部门设备管理，登记领用台账；督促员工规范使用设备，发现故障24小时内提报行政部；配合设备盘点和维护工作；5.设备使用人：严格按操作规范使用设备，不得私自拆卸、改装、外借设备；做好设备日常清洁和数据备份（设计岗计算机每月备份一次设计文件）；离职前完成设备交接和数据清理，经行政部核验后方可办理离职手续；6.员工代表：监督设备采购比价的公平性、维护保养的及时性，收集员工对设备配置和管理的意见建议。

第三章全生命周期管理标准

第七条采购与验收管理标准：1.采购申请：各部门提报《设备采购申请表》，需明确设备用途、配置参数、预估使用年限，行政部审核需求合理性，非必要采购（如现有设备可满足使用）予以驳回；2.选型标准：计算机按岗位分类配置（设计岗配置高性能处理器+专业显卡、行政岗配置基础办公处理器），打印机按部门打印量选型（月打印量超5000张配置高速打印机）；3.验收要求：设备到货后，行政部联合使用部门在3个工作日内完成验收，核对配置参数、外观完好性、配件完整性，验收不合格的7日内联系供应商退换货；验收合格后录入固定资产台账，粘贴唯一识别码。

第八条使用与维护管理标准：1.领用登记：员工领用设备需签署《设备领用协议》，明确使用责任和赔偿条款，离职时需完好交还，损坏的按折旧后价值赔偿；2.操作规范：严禁在办公设备上安装非办公软件、访问违规网站，设计岗计算机禁止外接不明存储设备，生产辅助终端禁止修改系统参数；3.维护周期：计算机每季度除尘保养一次、打印机每月检查耗材并校准一次、复印机每2个月深度维护一次、办公家具每半年检查稳固性一次；4.故障维修：设备故障后，使用人提报《故障报修单》，