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2026年共享办公空间运营公司财务信息化管理制度

第一章总则

第一条制定目的

为规范公司财务信息化全流程管理，提升共享办公空间运营财务工作效率与数据准确性，保障财务信息系统安全稳定运行，防范数据泄露、操作违规、系统故障等风险，确保财务信息化工作符合《中华人民共和国会计法》《数据安全法》《会计信息化工作规范》等法律法规及公司经营管理要求，结合共享办公空间多场景收支、多维度核算的业务特点，特制定本制度。

第二条适用范围

本制度适用于公司旗下所有共享办公空间的财务信息化管理活动，包括但不限于财务信息化系统选型、建设、运维、数据管理、权限管控、安全保障等全流程；公司财务部、信息技术部、运营部、招商部等参与财务信息化管理的部门及全体相关人员均需严格遵守本制度要求。

第三条核心定义

财务信息化：指依托计算机、网络通信等技术，搭建财务核算、资金管理、收支统计、税务申报、数据分析等数字化系统，实现共享办公空间租金收取、工位收费、成本核算、财务报表生成等财务工作的自动化、标准化、智能化管理。

共享办公财务数据：指与公司共享办公运营相关的租金收支、工位服务费、物业费、水电费、改造费、人员成本、税务数据、客户缴费记录等核心财务信息。

财务信息系统：指公司用于财务工作的各类数字化平台，包括但不限于财务ERP系统、收支管理系统、电子发票管理系统、资金归集系统、财务数据分析平台等。

数据脱敏：指对财务数据中涉及客户隐私、公司核心经营信息的内容进行加密、替换、屏蔽等处理，确保数据使用过程中不泄露敏感信息的操作。

第四条基本原则

合法合规原则：财务信息化系统建设、数据处理、系统操作等均需符合会计法、数据安全法等法律法规要求，电子会计凭证、财务报表等需满足税务、审计监管标准。

数据准确原则：建立财务数据录入、审核、校验机制，确保共享办公空间租金核算、费用归集、收支统计等数据真实、完整、准确，避免因数据错误导致经营决策偏差。

安全可控原则：分级管控财务信息系统权限，加密存储核心财务数据，建立数据备份、故障恢复机制，防范黑客攻击、数据泄露、系统崩溃等安全风险。

高效适配原则：财务信息化系统需匹配共享办公多空间、多业态（工位出租、会议室收费、增值服务收费）的财务核算需求，提升财务工作效率，降低人工操作成本。

全程可溯原则：留存财务信息系统操作日志、数据修改记录、权限变更记录等，确保财务数据生成、流转、使用全流程可追溯、可核查。

第五条管理职责

财务部：作为财务信息化管理的牵头部门，负责提出财务信息化系统功能需求，制定财务数据录入、核算、分析规范，审核系统生成的财务报表，监督系统操作合规性。

信息技术部：负责财务信息化系统的选型、部署、升级、运维，搭建系统安全防护体系，处理系统故障，为财务人员提供技术支持与操作培训。

运营部：配合财务部完成共享办公空间收支数据的录入与核对，确保工位收费、租金收取、水电费分摊等前端数据及时、准确同步至财务信息系统。

招商部：协助财务部维护客户缴费信息，确保租赁合同中的租金条款、支付方式等信息准确录入财务系统，同步更新客户缴费状态。

管理层：审批财务信息化系统建设方案、预算及重大权限变更，协调跨部门财务信息化管理工作，督促安全隐患整改落实。

第二章财务信息化系统建设与选型

第六条系统建设需求

核心功能需求：财务信息系统需包含共享办公空间租金自动核算、多维度收支统计（按空间/业态/月份）、电子发票开具、税务申报辅助、财务数据分析等核心功能。

适配性需求：支持多门店/空间财务数据汇总与单独核算，兼容线上缴费（微信/支付宝/对公转账）数据自动对接，满足增值服务（打印、保洁、网络服务）收费核算需求。

兼容性需求：需与公司OA系统、客户管理系统、税务申报系统实现数据互通，确保客户信息、合同信息、缴费信息无缝流转，避免重复录入。

易用性需求：系统界面简洁易懂，操作流程贴合财务人员工作习惯，支持自定义报表生成，降低财务人员操作门槛。

第七条系统选型与审批

财务部联合信息技术部调研市场主流财务信息化系统，结合公司共享办公运营规模、财务核算复杂度，筛选3家及以上符合需求的系统供应商，编制选型对比报告。

选型报告需明确系统功能、报价、实施周期、售后服务、安全保障能力等核心信息，经财务部、信息技术部会签后报管理层审批。

系统采购需签订正式合同，明确供应商的服务范围、故障响应时限、数据安全责任、系统升级义务等，法务部审核合同条款后签订。

系统部署前，信息技术部需完成功能测试、压力测试、安全测试，确保系统能稳定支撑公司财务工作需求，无数据丢失、功能缺陷等问题。

第八条系统上线与培训

新系统上线前，信息技术部需联合财务部制定上线计划，完成历史财务数据迁移、系统参数配置、权限分配等准备工作，迁移后需核对数据准确性，确保无遗漏、无错误。

信息技术部需