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2026年共享办公空间运营公司会员租赁合同签订管理制度

第一章总则

第一条为规范公司共享办公空间会员租赁合同签订全流程管理，防范合同法律风险、明确租赁双方权责、保障公司与会员合法权益，结合共享办公空间“租赁类型灵活、会员主体多元、服务场景复杂”的运营特点，依据《中华人民共和国民法典》《中华人民共和国合同法》（注：民法典实施后统一适用民法典合同编）、《中华人民共和国消费者权益保护法》及公司资产管理、会员管理相关规定，制定本制度。

第二条本制度所称“会员租赁合同”，是指公司与使用共享办公空间的个人/企业会员签订的，约定办公空间租赁标的、期限、费用、双方权利义务、违约责任等核心内容的书面协议，包括标准租赁合同、补充协议、临时租赁协议等；合同签订涵盖资质审核、需求确认、合同拟定、审核、签署、备案全流程。

第三条本制度适用于公司运营部、法务部、财务部及各共享办公空间站点所有会员租赁合同的签订、审核、备案、变更、解除等工作；公司所有参与合同签订的管理人员、站点工作人员需严格遵守本制度；会员对合同条款、签订流程有异议的，参照本制度相关条款执行。

第四条会员租赁合同签订遵循“合法合规、平等自愿、权责明确、风险可控、流程规范”的核心原则：合法合规指合同内容符合法律法规及公司管理制度，无无效、可撤销条款；平等自愿指基于双方真实意思表示签订合同，不强迫、不误导会员；权责明确指清晰界定租赁双方的权利与义务，无模糊表述；风险可控指通过资质审核、条款审核防范履约风险；流程规范指严格按既定流程完成签订，不跳过关键审核环节。

第五条公司运营部设立合同管理岗，统筹负责租赁合同标准模板的制定与修订、签订流程的监督、合同备案的汇总；法务部负责合同条款的合法性审核、高风险合同的专项审核、合同纠纷的指导处理；各站点工作人员为合同签订初审及执行主体，负责会员资质审核、需求确认、合同初步拟定；财务部负责合同费用条款的审核、费用收取及票据开具；运营部专人负责合同档案的统一管理。

第六条会员租赁合同签订实行“审核闭环、全程留痕、权责到人、档案规范”的管理模式：所有合同需完成层级审核后方可签订，形成“初审-复审-终审（如需）”闭环；合同签订各环节（资质审核记录、条款沟通记录、审核意见、签署记录）均留存完整资料，可追溯；每个合同明确专属对接责任人，负责全流程跟进；签订后的合同按统一标准归档，确保查阅便捷、留存安全。

第二章合同签订前管理

第七条会员资质审核规范：

（一）个人会员：需审核身份证原件及复印件，确认身份信息真实有效；核实会员是否具备完全民事行为能力，无民事行为能力或限制民事行为能力的，需由法定代理人签订合同；留存会员联系方式、紧急联系人信息，确保可有效触达；

（二）企业会员：需审核营业执照副本、法定代表人身份证明、授权委托书（非法定代表人签订时），确认企业处于存续状态、授权手续完整；留存企业对公联系方式、收件地址，确保法律文书可有效送达；

（三）审核时限：站点工作人员需在会员提出租赁申请后1个工作日内完成资质审核，审核不通过的，即时告知会员原因并退还相关资料；

（四）审核记录：所有审核内容需录入会员管理系统，标注审核通过/不通过原因，留存资质复印件（加盖“与原件核对无误”章）。

第八条办公空间资源核实要求：

（一）可用性核实：确认会员选定的工位/办公空间在租赁期限内无已签订合同、无维修改造计划、无权属纠纷；

（二）配套核实：确认办公空间配套设施（网络、水电、办公家具、空调等）可按约定标准提供，特殊配套需求（如独立会议室、打印设备）需提前确认并标注；

（三）价格核实：按公司定价体系确认租赁价格，优惠政策需符合公司规定，无权限私自调整价格，特殊优惠需报运营部审批；

（四）核实确认：资源核实完成后，由站点管理人员签字确认，确保租赁标的无交付风险。

第九条租赁需求确认流程：

（一）需求收集：通过书面表单收集会员租赁需求，包括租赁类型（固定工位/移动工位/独立办公室）、租赁期限、费用支付方式、增值服务需求、特殊条款诉求等；

（二）需求核对：站点工作人员与会员当面核对需求内容，确保无理解偏差，特殊需求需明确是否可满足；

（三）需求确认：会员签字确认需求表单，作为合同拟定的核心依据，需求变更的需重新确认并记录。

第十条履约风险评估：

（一）个人会员：通过信用信息查询（合规范围内）、沟通核实等方式，评估会员支付能力、履约意愿，高风险会员需要求提供担保或预付保证金；

（二）企业会员：通过企业信用信息公示系统查询企业经营状态，核实过往合作记录（如有），高风险企业需缩短付款周期或要求对公转账；

（三）风险告知：评估发现的潜在风险需告知会员，同时上报运营部，制定风险应对措施。

第三章合同签订流程

第十一条合同拟定规范：

（一）模板使用：优先使用公司法务部审定的标准租